Mala direta

Imagine que você se mudou e quer escrever a todos os seus conhecidos comunicando seu novo endereço. Você não precisa criar uma carta para cada conhecido. O recurso mala direta do Word vai ajudá-lo a economizar tempo.

Uma mala direta é um conjunto de documentos semelhantes criado automaticamente pelo Word. O que muda de um documento para outro são as informações variáveis como: nome do destinatário, endereço, cidade, CEP, etc…

Etapas de criação de uma mala direta. Uma mala direta do Word é criada em três etapas:

• Criação do documento principal: é o documento que contém as informações fixas, ou seja aquelas que serão repetidas em todos os documentos da mala.
• Criação da fonte de dados: é uma tabela com as informações variáveis da mala, ou seja, contém os dados que mudam em cada documento.
• Mesclagem: é a operação de unir o documento principal com a fonte de dados para criar os documentos da mala. Geralmente na mesclagem é feita a impressão da mala.

Criando uma mala direta passo a passo

Vamos exemplificar a criação de mala direta produzindo um comunicado empresarial de mudança de endereço.

Documento principal

O primeiro passo é criar o comunicado de mudança de endereço.

1.      Inicie o Word com um documento em branco.

2.      Digite o comunicado de mudança de endereço. O texto deve ser parecido com o seguinte:

Exemplo de comunicado

São Paulo, 30 de março de 2009

Prezado(a) Senhor(a):

Nossa empresa está atendendo em novo endereço para melhor servi-lo:

Rua Santo Amaro, nº 100, bairro Santo Amaro

São Paulo-SP CEP 10.0000-000

Nosso telefone também mudou para (0xx11)3456-7890.

Solicitamos a atualização de sua agenda para que possamos continuar contando com a sua preferência.

Saudações

Malaquias Malazarte

Gerente

3.      Deixe seis parágrafos vazios entre a data e o texto ‘Prezado(a) Senhor(a)’: Usaremos este espaço mais tarde para inserir os dados variáveis da mala.

4.      Salve o documento.

5.      No menu Ferramentas escolha Mala Direta… Surgirá o Auxiliar de mala direta.

6.      Em Documento principal clique em Criar.

7.      Escolha a opção Cartas modelo…

8.      Escolha Janela Ativa. Com isso o documento que está na tela será usado como documento principal.

Criando uma fonte de dados

Observe que o segundo passo da mala direta ficou disponível.

9.      Em Origem de dados clique em Obter dados.

10.  Selecione a opção Criar origem de dados.

11.  O Word criará uma tabela com várias colunas. Cada coluna é um campo de dados. O Word sugere vários campos como nome, endereço, telefone., etc.. No nosso caso vamos apenas aceitar a sugestão do Word, pois, os campos sugeridos são exatamente o que precisamos. Clique em OK.

12.  A tabela de dados precisa ser salva. Recomendamos salva-la na pasta Meus documentos com o nome Informações de clientes. Por último clique em Salvar.

13.  Na caixa de diálogo que surge, clique em Editar fonte de dados , para que possamos digitar as informações dos clientes.

14.  No formulário de dados digite as informações dos clientes da empresa. Não é preciso preencher todos os campos. Para passar de um campo para outro use a tecla TAB.

15.  Quando terminar de digitar os dados de um cliente clique no botão Adicionar novo para digitar os dados do próximo cliente.

16.  Quando concluir a digitação dos dados dos clientes, clique em OK.

Caixa de diálogo Formulário de dados da mala direta do Word

Agora que a origem de dados está pronta, podemos terminar o documento principal.

17.  Posicione o cursor de texto no primeiro parágrafo vazio que deixamos reservado para os dados variáveis da mala.

18.  Procure a barra de mala direta que está na sua área de trabalho e clique no botão Inserir campo. Então selecione o campo Tratamento.

19.  Em seguida repita a operação de Inserir campo para os campos: Nome, Sobrenome, Endereço, Cidade, Estado e CEP. O documento deve ficar como no exemplo abaixo:

Barra de ferramentas de mala direta do Word

Campos inseridos no documento principal

São Paulo, 30 de janeiro de 2004

«Tratamento»

«Nome» «Sobrenome»

«Endereço1»

«Cidade» «Estado»

«CEP»

Prezado(a) Senhor(a):

Mesclagem

Agora o documento está pronto para mesclagem.

20.  Clique no menu Ferramentas e em Mala direta… para chamar novamente a caixa de diálogo Auxiliar de mala direta.

21.  Em Mesclar dados com o documento clique em Mesclar. Surgirá a caixa de diálogo para mesclagem.

22.  Escolha mesclagem para impressora e clique em OK.

Caixa de diálogo Mesclar mala direta do Word

Pronto. Serão impressos os documentos da mala direta. Cada documento será impresso com o nome e endereço de um cliente cadastrado na origem de dados. O número de comunicados impressos será igual ao de clientes cadastrados.

Dicas sobre mala direta

A origem de dados criada para uma mala direta pode ser reaproveitada em novas malas diretas no futuro. Na próxima mala direta, em vez de criar uma origem de dados você pode abrir uma origem existente.

É possível usar como origem de dados os catálogos de endereços de programas como o Outlook. Na hora de definir a origem de dados selecione a opção Usar catálogo de endereços.

É possível obter a origem de dados a partir dos mais variados arquivos como: planilhas do Excel, bancos de dados do Access, arquivos de texto e páginas da Internet. Na hora de definir a origem de dados selecione a opção Abrir origem de dados… Então defina o tipo do arquivo desejado.

É possível selecionar quais registros de uma origem de dados serão usados na mala direta. Para fazer uma filtragem de registros clique no botão Opções de consulta da caixa de diálogo Mesclar.