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Como gerenciar suas tarefas

Pessoas produtivas sabem a importância de acompanhar e controlar as tarefas que estão sob sua responsabilidade. Existem muitas soluções para gerenciamento de tarefas, mas como aqui ficamos no nível pessoal cotidiano é provável que uma planilha básica resolva seu problema do gerenciamento de tarefas pessoais como veremos.

Preciso de uma planilha para tarefas?

Se você é uma pessoa bem resolvida, de vida tranquila, que consegue dar conta de suas tarefas cotidianas sem esquecer ou procrastinar e prioriza corretamente não adote uma ferramenta. Provavelmente, o tempo gasto alimentando a planilha pode ser aproveitado com coisas melhores.

Ao contrário, se você tem muitas tarefas para cuidar, tem dificuldade em prioriza-las, esquece algumas ou deixa de lado aquelas que você não quer encarar, melhor adotar uma solução para disciplinar sua relação com as tarefas.

No final do post você pode baixar uma planilha grátis para acompanhar suas tarefas.

Quais tarefas gerenciar?

Executamos muitas tarefas ao longo do dia e a maioria delas não precisa ser registrada em uma planilha de controle. O que você precisa incluir no seu controle formal são tarefas:

Importantes.
Sujeitas a esquecimento.
Sujeitas a procrastinação.
Que precisam de priorização.

O que gerenciar?

Comece listando na planilha todas as tarefas que se encaixam nos critérios acima. Em seguida, defina as características da tarefa.

Única ou periódica. Se periódica, defina de quanto em quanto tempo ela precisa ser repetida.
Grupo. Classifique as tarefas em grupos como manutenção, reformas, saúde, etc.
Status. Defina se a tarefa está por fazer, em andamento, paralisada, concluída, etc.
Datas. Defina datas para a tarefa como a data em que foi incluída, início da execução e término.
Porte. Defina se trata-se de tarefa simples ou de porte exigindo investimento alto de tempo e dinheiro.
Custo. Caso exija dispêndio de recursos para se executada estime o valor.
Andamento. Estime um percentual de realização caso seja tarefa em andamento.
Prioridade. Defina a prioridade da tarefa usando métodos de priorização adequados.

Métodos de priorização

Existem vários métodos de priorização de tarefas. Em nossa planilha você pode trabalhar com vários simultaneamente. Eles podem ser divididos em dois grandes grupos: métodos de pontuação e métodos de quadrantes.

Por pontuação

Os métodos de pontuação consistem em dar pontos para a tarefa segundo alguns critérios. Quanto mais pontos a tarefa alcança, mais prioridade tem.

GUT. Esse método considera três fatores: gravidade, urgência e tendência. Cada tarefa deve ser pontuada nos três fatores com notas de 1 a 5. No quesito tendência, por exemplo, a nota 1 indica que a tarefa não se agrava ao longo do tempo. A nota 5 indica que a tarefa se agrava de forma explosiva se não for resolvida. O método é recomendado para tomar decisões que envolvem manutenção e reparo de instalações, por exemplo.
RICE. Nesse método a tarefa é pontuada em quatro quesitos pela fórmula: (alcance + impacto + confiança)/esforço. Método indicado para decidir sobre investimentos em melhorias, por exemplo.
BASICO. Neste método a tarefa é pontuada por seis critérios que se somam: Benefício + abrangência + satisfação + investimento + cliente + operacionalidade. Funciona bem para priorizar investimentos em produtos, por exemplo.

Por quadrantes

Os métodos por quadrantes trabalham com dois critérios de análise e quatro combinações possíveis. Disso resulta que cada tarefa recebe uma pontuação de 1 a 4 onde 1 é a prioridade mais alta e 4 a mais baixa.

Urgência e importância. Também conhecido como Eisenhower, nesse método definimos se a tarefa é importante e/ou urgente. A prioridade é definida pela combinação I + U.
Custo e benefício. Nesse caso os dois critérios de análise são definidos a cada tarefa com valores alto ou baixo. Funciona bem para decidir onde investir em melhorias de um projeto, por exemplo.
Esforço e impacto. Semelhante ao anterior ajuda a decidir qual tarefa deve ser priorizada visando menor esforço e maior impacto.