A maioria das pessoas sabe que é importante manter um controle financeiro pessoal. Poucos, porém, fazem esse controle e menos pessoas ainda sabem que é possível manter um controle rigoroso das finanças com uma planilha simples. Basta seguir os passos que apresento a seguir:

Estrutura da planilha

A planilha tem apenas seis colunas:

• Data
• Descrição
• Conta
• Classificação
• Entrada
• Saída

Na coluna data registre a data em que efetivamente a transação ocorreu. Na descrição explique a razão do gasto ou ganho. Os demais campos são explicados a seguir.

Na parte inferior da planilha temos os subtotais de Entradas e Saída.

Com essa estrutura simples é possível fazer uma bela análise de suas finanças pessoais facilmente. Veja no final desse artigo como fazer isso.

Contas

Conta é uma área onde podem entrar e de onde podem sair recursos. As contas típicas são:

• Contas bancárias
• Cartões de crédito
• Dinheiro em espécie
• RH
• Despesas empresariais
• Cartões de benefício
• Serviços de pagamento

Contas bancárias. Crie uma conta para cada banco onde você tem depósitos. Lance nessa conta as transações com cartão de débito, cheques emitidos, TEDs, boletos, PIX, etc.

Cartões de crédito. Crie uma conta para cada cartão de crédito que você possui. Use uma conta para o cartão do titular e outras para cartões de dependentes. Dessa forma, será possível controlar os gastos de cada membro da família. Cada cartão uma conta.

Conta dinheiro. A conta dinheiro é reservada para transações em dinheiro vivo.

Conta RH. É reservada para controlar entradas e saídas realizadas pelo seu empregador. Nela vão ser lançados saídas para IR, INSS, plano de saúde, pensões etc. Também serão registradas entradas de salário bruto, 13o.salário, terço de férias, etc. É uma conta administrada pelo RH da sua empresa, mas que lhe afeta diretamente.

Despesas empresarias. Alguns profissionais têm gastos em viagens a serviço, deslocamentos, atendimento a clientes etc. Costumam ser reembolsados pela empresa após prestação de contas, mas pode ocorrer de usarem recursos próprios nessas atividades. Nesse caso é necessário criar uma conta específica para esse tipo de despesa.

Cartões de benefícios. Considere seus cartões de transporte, alimentação, refeição nesta categoria.

Serviços de pagamento. Se você tem conta em serviços como Wise, PayPal, Nomad, por exemplo inclua ela no seu controle financeiro, pois é um local onde você pode receber e gastar recursos. Só lembre de fazer o controle em reais para não misturar moeda estrangeira com nacional. Faça o mesmo com outras formas de armazenagem de recursos financeiros.

Depois de criar o seu plano de contas você pode começar a alimentar a planilha. Um exemplo hipotético de plano de contas seria este:

• Conta bancária no Bradesco.
• Cartão de crédito Mastercard titular.
• Cartão de crédito Mastercard esposa
• Dinheiro em espécie.
• RH da minha empresa.
• Vale alimentação.
• Cartão Wise em Real.

Classificação

A classificação mostra qual foi o destino do gasto ou a origem da receita. Crie uma lista de ganhos e de despesas que você tem com frequência e sempre que registrar uma transação classifique ela usando um dos critérios existentes.

Exemplos de classificação de entrada:

• Salário bruto.
• Aluguéis recebidos
• Ganhos financeiros.

Exemplos de classificação de saída:

• Alimentação fora de casa.
• Supermercado.
• Transporte
• Educação
• Financiamento
• Lazer.
• Plano de saúde.

Entradas e saídas

O valor das transações será lançado na coluna das entradas ou das saídas. Não existe outra opção. Se o valor deixa a conta é saída e se engorda a conta é entrada. Essa lógica vale para os cartões de crédito. Se você fez uma compra com cartão de crédito um valor saiu da conta e terá que ser coberto algum tempo depois.

Transferência entre contas

Quando você passa valores de uma conta para outra, isso é uma transferência entre contas. Você não perdeu nem ganhou dinheiro, apenas mudou ele de lugar.

Transferências entre contas devem ser lançadas em duas linhas na planilha: uma registrando a saída da conta de origem e outra mostrando a entrada na conta de destino. Por exemplo: se você fez um saque de R$100,00 no caixa eletrônico deve registrar uma saída de R$ 100,00 da conta bancária e uma entrada de mesmo valor na conta Dinheiro.

Saldo inicial

Quando você começa a fazer um controle financeiro, provavelmente já tem valores nas contas que utiliza. Esse saldo inicial deve ser registrado. Por exemplo: se no momento em que você começou a fazer o controle tinha R$ 50,00 no bolso, registre uma entrada na conta Dinheiro do tipo Saldo inicial. Se você começou o controle com uma dívida de R$ 700,00 no cartão de crédito registre esse saldo inicial na coluna saída.

Compras parceladas e pré datadas

Quando você fizer uma compra parcelada registre todas as parcelas de uma vez criando várias linhas na planilha, uma para cada parcela. No campo data registre a data prevista da cobrança de cada parcela. Dessa forma, você vai ter uma melhor controle do seu fluxo de caixa futuro.

Se você emitir cheque pré-datado lance o valor imediatamente, registrando a data provável de compensação do cheque. Depois é só acertar a data da compensação efetiva.

Da mesma forma, todos as entradas e saídas previstas para o futuro devem ser lançadas como PIX agendado, recebimentos previstos etc.

Despesas não especificadas

Provavelmente, você não vai conseguir controlar todas as despesas miúdas. Nesse caso, lance o valor das despesas que escaparam do seu controle de uma vez só e classifique como gasto não especificado. Óbvio que esse lançamento deve ser mínimo, senão não há sentido em fazer a planilha.

Ajustes

Pode ser que no final do mês os saldos da sua planilha não batam com a realidade dos extratos que você recebe do banco. Se não conseguir encontrar o furo lance um valor de ajuste para atualizar a planilha com a realidade. Antes de lançar mão desse artifício, porém faça uma conferência na planilha para ver se encontra onde está o furo.

Moeda estrangeira

Se você faz compras em moeda estrangeira com cartão de crédito internacional registre o valor em reais considerando a cotação do dólar vigente no dia da transação e ajuste esse valor quando a fatura do cartão for fechada. O mesmo vale para serviços de pagamento. Registre na planilha o saldo da conta em reais usando a cotação que o serviço disponibiliza. Periodicamente será preciso ajustar esse saldo na planilha, pois a cotação oscila.

Investimentos

Uma dificuldade no controle financeiro pessoal é registrar uma compra de dólar ou investimentos em aplicações financeiras. A dica nesse caso é fazer o seguinte: imagine que você comprou US$ 1.000,00 usando R$ 5.000,00 da conta bancária. Registre uma saída da conta bancária no valor de R$ 5.000,00 do tipo Moeda estrangeira e só. Para efeito de controle financeiro você está R$ 5.000,00 mais pobre. Não tem como misturar na mesma planilha moedas diferentes. A planilha é só para valores em reais. Futuramente, quando você trocar os dólares por reais faça o lançamento da entrada de reais na planilha. O controle de investimentos deve ser feito em outra planilha específica para este fim.

Alimentação da planilha

Lance as transações na planilha em ordem cronológica se possível. Assim, a planilha ficará parecida com os extratos de banco e de cartão. Caso contrário digite os dados à medida que forem chegando sem se preocupar com a ordem e use o recurso de classificação do Excel para organizar a planilha por data.

Analisando os dados

Para analisar sua situação financeira você deve usar os filtros do Excel.

• Saldo geral. Para ver o total de entradas e saídas filtre a planilha por tipo excluindo da visualização as transferências .
• Gastos por período. Filtre os dados por data para ver o que aconteceu em um período específico que pode ser um mês ou um ano completo..
• Movimentação de uma conta. Filtre a planilha por conta e exiba somente os dados da conta selecionada.
• Gastos por tipo. Filtre a planilha por classificação para ver como estão seus gastos em cada tipo de despesa.

Baixe a planilha modelo

Clique no botão para baixar uma planilha modelo em Excel para seu planejamento financeiro. São duas opções: free e premium. A opção grátis está de acordo com o método mostrado aqui e a versão premium tem recursos avançados para automatizar as tarefas e fazer análises.

E mais umas dicas

• Envolva a família. Na família ganhos e gastos se misturam. É importante incluir no controle financeiro todos os membros que compartilham recursos.
• Separe o pessoal do profissional. Para empreendedores é importante manter uma disciplina de separação entre contas pessoais e profissionais. Sem isso, não é possível ter uma visão clara das sua situação financeira.
• Acompanhe seus investimentos. Mantenha uma planilha específica para os investimentos, pois eles requerem um tratamento diferente do que fazemos para receitas e despesas pessoais.