Vamos falar sobre várias soluções digitais para melhorar sua produtividade pessoal, de pequenas equipes e negócios em que você participa.

Você precisa adotar todas as soluções propostas? Provavelmente, não, mas com certeza várias delas são básicas no deu dia a dia.

Para todos – geral

• Armazenamento
• E-mail
• Mensagens
• Navegador
• Sistema operacional

Para todos – aplicativos

• Agenda
• Anotações
• Apresentações
• Contatos
• Planilhas
• Tarefas
• Texto

Para muitos

• Editoração
• Fotos
• Vídeo

Para alguns

• Conteúdo
• Projetos
• Senhas

Para todos – geral

Grupo das soluções críticas que todos usam. Aqui focamos na produtividade, mas você pode ver uma abordagem das questões de segurança, liberdade e privacidade na postagem Redes sociais e serviços alternativos anti bigtechs.

Armazenamento

Para melhorar sua produtividade é preciso definir uma estratégia de armazenamento de dados e backup. Manter seus dados em dispositivos locais é uma decisão sensata, pois você terá controle efetivo sobre seus dados. Nesse caso, você terá que distribui-los pelos seus computadores, pendrives e HDs externos, sempre com redundância e respeitando o princípio básico do backup: manter cópia dos dados em suportes independentes não expostos simultaneamente ao mesmo risco.

O armazenamento local exige atenção, pois o backup fica por sua conta. Alguma automação é possível, mas cabe a você a iniciativa para colocá-lo em prática.

Além da armazenagem local é bom contar com armazenamento em nuvem para ter mais flexibilidade, automação de backup e sincronização entre dispositivos. Nessa hora podemos contar com serviços como:

Minhas escolhas pessoais

Google Drive. Serviço integrado ao ecossistema Google. Você instala o app no seu computador e smartphone e deixa a sincronização entre dados locais, nuvem e outros dispositivos por conta do Google.

One Drive. Serviço do ecossistema Microsoft. Instale o app nos seus dispositivos para ativar a sincronização com a nuvem. Serviço bastante integrado ao pacote Office. Planos do grátis ao premium.

Opções

• Box.
• Dropbox.
• iCloud. Para usuários do ecossistema Apple.

E-mail

Para os mais jovens e-mail é apenas aquela coisa que você informa quando se cadastra em algum site. A realidade, porém, é que mesmo com a concorrência de outras soluções o decano da comunicação digital continua sendo usado por todos pelo seu caráter de comunicação oficial e universal.

Um bom serviço de e-mail deve contar com recursos como:

• Eliminação de spam.
• Proteção contra malware.
• Espaço de armazenagem.
• Criptografia.
• Autenticação de dois fatores.
• Integração com outros serviços como agenda, disco virtual etc.
• Filtragem e classificação das mensagens por IA.

Liberdade, segurança e privacidade. Se essas qualidades são prioridade para você opte por um serviço com criptografia de ponta a ponta que segue regras rígidas de privacidade. Provavelmente, você vai descartar serviços populares como o GMail e Outlook que são criptografados, mas podem entregar seus dados às autoridades ou rastrear seus dados para uso em publicidade. Neste caso, melhor usar soluções como o ProtonMail que focam nas três virtudes.

Domínio próprio. Ter um e-mail no formato seunome@seudomínio.com é um diferencial.Nesse caso, você é o dono efetivo do seu endereço e pode mantê-lo em uma estrutura própria ou usar serviços como GMail e Outlook para operar o seu domínio próprio.

Minha escolha pessoal

GMail. Um dos mais usados serviços de e-mail, tem todos os recursos citados acima e é integrado ao ecossistema Google. Como não circulo informações sensíveis nos meus e-mails o GMail me atende bem. Opções do pessoal ao corporativo, do gratuito ao premium.

Opções

• Outlook. Integrado ao ecossistema da Microsoft é bastante usado no meio corporativo.
• ProtonMail. Indicado para quem precisa de liberdade, privacidade e segurança.
• Yahoo Mail. Um dos mais tradicionais serviços de e-mail.
• Zoho Mail. Faz parte do pacote Zoho para uso corporativo.

Mensagens

Os aplicativos de mensagens (mensageiros) estão no dia a dia da maioria da população. São apreciados porque permitem comunicação assíncrona, diferente dos velhos tempos do telefone que é um meio síncrono. Tocou tem que atender.

Negócios. Para quem usa mensageiros para negócios é interessante que tenham a maior base de usuários possível. Nesse caso os populares WhatsApp e Messenger são recomendados.

Liberdade, segurança e privacidade. Para quem se preocupa com esses valores o melhor são os mensageiros focados em segurança. Signal, Threema e Telegram são escolhas indicadas.

Um bom aplicativo de mensagens deve contar com recursos como:

• Troca de mensagens em texto, imagem, áudio e vídeo.
• Chamadas de áudio e vídeo.
• Criptografia de ponta a ponta.
• Prevenção a golpes digitais.
• Verificação em duas etapas.
• Grupos.

Minha escolha pessoal

Telegram. Combina uma base de usuários ampla com foco em liberdade, segurança e privacidade.

Opções

• Messenger. Integrado a aplicativos como Instagram é muito usado, mas com pouca privacidade.
• Signal. Considerado um dos mais seguros para quem trafega informações sensíveis.
• Threema. Outro mensageiro com forte segurança.
• WhatsApp. O mais usado, mas infestado de golpistas.

Navegador

O navegador de Internet é sua janela para a web. Pode ser usado no computador ou celular. Algumas qualidades que se espera de um bom navegador:

• Performance. Deve ser rápido e não consumir muitos recursos do computador.
• Privacidade. Não deve colher informações excessivas do usuário.
• Segurança. Deve protege-lo de malware, phishing, etc.
• Compatibilidade. Os sites mais importantes devem rodar sem problemas.
• Extensões. O navegador deve oferecer recursos adicionais de terceiros.
• Sincronização. Seu ambiente de navegação acessível em vários dispositivos.
• VPN. Uma VPN integrada ao navegador é um diferencial para navegação anônima.
• Bloqueio de anúncios. Um bloqueador integrado ao navegador é bem-vindo.

A questão dos anúncios. Muitos sites exibem anúncios excessivos e incomodam o usuário com pop-ups, interações intrusivas etc. Embora os anúncios sejam necessários ao sustento do site deve haver um acordo de cavalheiros entre usuário e site para que a experiência seja satisfatória para ambos. Nesse sentido, é razoável que o usuário controle os anúncios que recebe com um bloqueador.

Dados e senhas. Alguns navegadores fazem a gentileza de completar formulários com dados pessoais do usuário e memorizam as senhas de acesso a sites. Use esses recursos com moderação e jamais para serviços críticos. O Google Chrome, por exemplo, guarda dados e senhas trazendo comodidade para o usuário, mas cuidado com esse recurso para evitar desgostos.

Privacidade. Escolha um navegador mais privativo caso não queira ter suas atividades rastreadas e fornecidas a terceiros.

Navegador ou app? Muitos serviços de Internet são acessados pelo navegador ou pelo aplicativo próprio como YouTube, Facebook, X-Twitter, etc. A vantagem de acessa-los pelo navegador está na liberdade, segurança e privacidade maiores.

Minha escolha pessoal

Brave. Navegador enxuto e focado em privacidade e segurança. Conta com bloqueador de anúncios integrado. Uso outros navegadores também para distribuir minha atividade. O Chrome reservo para usar os serviços do ecossistema Google.

Opções

• Chrome. O mais usado, integrado ao ecossistema Google.
• Edge. O navegador integrado ao ecossistema Microsoft.
• Firefox. Bom navegador para quem quer privacidade.
• Opera. Navegador independente bem estabelecido.
• Safari. O navegador do ecossistema Apple.
• Vivaldi. Navegador bastante personalizável.

Sistema operacional

O sistema operacional controla seu dispositivo computacional. São quatro os sistemas operacionais mais usados atualmente em ordem decrescente de uso.

• Android. Sistema desenvolvido principalmente para smartphones pela Google.
• Windows. Sistema que opera na maioria dos computadores de mesa e notebooks desenvolvido pela Microsoft.
• iOS e MacOS. Sistemas que operam em smartphones e computadores Apple respectivamente.
• Linux. Sistema para computadores de todos os portes, do notebook ao supercomputador, desenvolvido colaborativamente em código aberto.

Minha escolha pessoal

Android no smartphone e Windows no notebook. Os dois sistemas são compatíveis com uma variedade grande de hardware e tem ampla oferta de software compatível. Os sistemas iOS e MacOS envolvem aderir integralmente ao ecossistema Apple que tem prestígio, mas preços salgados. O sistema Linux é para entusiastas do software livre dispostos a superar desafios técnicos e menor oferta de software compatível.

Para todos – aplicativos

Agenda

Um desafio para criar uma agenda pessoal é concilia-la com a vida profissional e familiar. Os eventos pessoais, familiares e profissionais podem se sobrepor. Nesse caso, é importante que o aplicativo de agenda tenha recursos de compartilhamento e permita a distinção dos tipos de eventos. Alguns aplicativos que funcionam em sistemas e dispositivos variados:

Minha escolha pessoal

Google Agenda. Integrado ao ecossistema Google Workspace, permite compartilhamento, sincronização entre dispositivos e recursos não faltam.

Opções

• Calendário do Android. Aplicativo nativo nos celulares Android.
• Outlook Calendário. A agenda está no aplicativo Outlook do pacote Office.
• Todoist. Aceita integração com agendas de terceiros.
• Trello. Aceita integração com agendas de terceiros.

Anotações

Desde sempre procuro uma solução digital que substitua com eficiência a velha caderneta de anotações em papel. Aliás, ainda uso caderneta de celulose.

No meio digital já testei soluções minimalistas como o bloco de notas que gera arquivos .txt e aplicativos simples de anotações do celular e o Word como repositório de anotações, ideias, rascunhos de projetos, etc.

A ferramenta ideal de notas deveria combinar recursos como:

• Concentrar textos, imagens, áudio, vídeos, links etc.
• Criar listas e tabelas com recursos de classificação e filtragem.
• Criar estruturas de navegação como páginas de Internet.
• Facilidade de busca por pastas, tags e hierarquias.
• Permitir colaboração e revisão.

Enfim, um aplicativo de notas ideal seria uma combinação de wiki, gerenciador de conteúdos e site web.

Minha escolha pessoal

Microsoft One Note. A solução da Microsoft integrada ao Office. Funciona bem como concentrador de notas, tabelas, listas, imagens etc.

Opções

• EverNote. Pioneiro das cadernetas digitais.
• Google Keep. O aplicativo Google para anotações variadas.
• Notion. Mais do que um aplicativo de notas o Notion é usado para trabalho em equipes criativas e gerenciamento de projetos e processos.
• Samsung Notes. Para quem tem dispositivo Samsung.

Apresentações

Não adianta reclamar. Você precisa fazer apresentações para a escola, no escritório ou para a reunião de condomínio. Aplicativos não faltam nessa área tradicional.

Minha escolha pessoal

Microsoft PowerPoint. Integra o pacote Office, é clássico e indicado pelo tiozão do escritório.

Opções

• Google Slides. Aplicativo on-line do ecossistema Google.
• KeyNote. Para o ecossistema Apple.
• Prezi. Para apresentações descoladas em página infinita.
• Zoho Show. Integra o pacote de aplicativos on-line de produtividade Zoho.

Contatos

Um aplicativo para gerenciar contatos pessoais deve fazer coisas como:

• Armazenar dados de básicos dos contatos como nome, endereço, e-mail, telefone, empresa etc.
• Criar grupos de contatos como família, amigos, trabalho etc.
• Algum nível de integração com ferramentas de comunicação como WhatsApp, Telegram, e-mail, vídeo chamada, chamada de voz, chat, SMS etc.

Caso você precise de mais recursos aí é melhor pensar em um CRM gerenciador de relacionamento com clientes que vai fazer coisas como armazenar o seu histórico de contatos com a pessoa, etc.

Minha escolha pessoal

Google Contatos. É integrado com o ecossistema Google, funciona com GMail, Meet, telefone no Android e se integra com WhatsApp e Telegram. Simples, básico e sincronizado em seus vários dispositivos.

Opções

• HubSpot. Aplicativo que vai além do básico e permite um gerenciamento mais profissional de contatos.
• Microsoft Outlook. Integrado ao ecossistema Office tem uma pegada mais empresarial tradicional.
• Vtiger. Este é um CRM para quem precisa ir além do básico.

Planilhas

Ninguém é produtivo de verdade se não for capaz de criar planilhas sofisticadas. Planilhas resolvem a maioria dos problemas da humanidade, então, domina-las é a missão.

Há várias opções nessa área e a campeã é o Microsoft Excel. Planilha pioneira e líder de mercado, permite criar planilhas com macros que elevam a arte das planilhas a outro patamar. As opções são variadas, escolha a planilha que melhor atende suas necessidades.

Minha escolha pessoal

Microsoft Excel. A mais tradicional e poderosa. Com recursos de macros é possível criar planilhas com alto nível de automação.

Opções

• Apple Numbers. Disponível para usuários do sistema iOS.
• LibreOffice Calc. A opção mais usada de software local livre.
• Planilhas Google. Opção do ecossistema Google para criar planilhas na nuvem.
• Zoho Office. Planilhas em nuvem integrada ao pacote Zoho.

Tarefas

Listar tarefas, organiza-las em grupos, definir status, prazos e contar com métodos de priorização é o que se espera de um gerenciador de tarefas básico. Para uso pessoal é possível resolver a questão com uma planilha bem elaborada.

Gerenciadores de tarefa mais avançados podem se integrar com agenda, fluxo de trabalho em estilo kanban ou com cronogramas em gráficos Gantt. É o caso de soluções como o Todoist.

Minha escolha pessoal

Planilha própria. Caso você queira baixar a planilha grátis que desenvolvi para gerenciar minhas tarefas basta ir na postagem em que falo do assunto: Como gerenciar suas tarefas.

Opções

• Google Tarefas. Integrado ao ecossistema Google Workspace.
• Microsoft To Do. Faz parte do pacote Office e permite compartilhamento de tarefas.
• Remember the milk. Tradicional aplicativo de tarefas e listas.
• Todoist. Vai além das listas de tarefas, pois conta com recursos para equipes, agenda, fluxo de trabalho em estilo kanban e gráficos Gantt.

Texto

O processador de texto recomendado para você depende do tipo de texto que você produz. Textos mais elaborados como relatórios, monografias, artigos, manuais precisam de mais recursos. Há soluções pagas, gratuitas, locais e on-line a escolher.

Minha escolha pessoal

Microsoft Word. Clássico do pacote Office o Word permite criar textos com recursos sofisticados como índices, tópicos, estilos etc.

Opções

• Google Docs. Integra o ecossistema Google e funciona on-line.
• Libre Office Writer. Opção livre para instalação local.
• Only Office. Pacote para escritório em código aberto.
• Zoho Office. Integra o pacote on-line de produtividade.

Para muitos

Editoração

Digamos que você quer criar um meme de rede social com uma foto e balões de texto. Eu mesmo já improvisei memes no Paint, Word e PowerPoint. Agora pense que você precisa criar um folheto, um cartaz ou um infográfico. Aí é melhor pensar em um software de editoração.

Minha escolha pessoal

Microsoft Publisher. Não é o aplicativo da moda, mas acompanha o pacote Office e permite editoração de peças gráficas de boa.

Opções

• Canva. Solução para criar peças gráficas on-line.
• InDesign. Solução profissional da Adobe.
• PowerPoint. Embora seja para apresentações é usado para editoração.
• Scribus. Aplicativo profissional em código aberto.

Fotos

Mesmo que você não seja um profissional da área vai editar fotos pessoais, para redes sociais ou para o trabalho. Existem soluções para instalação local e on-line, básicas e avançadas, gratuitas e pagas.

Minha escolha pessoal

Adobe Lightroom. Este aplicativo tem os recursos do Photoshop para edição de fotos e permite o gerenciamento avançado do seu portfólio de fotos. Como fotógrafo amador aprovo.

Opções

• Fotor. Para edição on-line de fotos.
• Gimp. Solução avançada em software livre.
• Pixlr. Opção para edição on-line de fotos.
• Windows Fotos. Acompanha o Windows e resolve as edições básicas.

Vídeo

Na era das redes sociais e da comunicação on-line editar vídeos importa. As opções variam do básico ao profissional, do grátis ao premium e do local ao on-line.

Minha escolha pessoal

Wondershare Filmora. Para produzir vídeos didáticos ou para YouTube o Filmora é a opção intermediária que atende minhas necessidades.

Opções

• Adobe Premiere. A solução profissional da Adobe.
• Canva. Editor on-line.
• Clipchamp. Editor simples que acompanha o Windows e resolve o básico.
• Final Cut. O editor para sistema Apple.

Para alguns

Conteúdo

Se você quer manter uma presença digital a melhor opção em autonomia e controle é criar seu próprio site. Nesse caso, provavelmente, você vai recorrer a um CMS (gerenciador de conteúdo digital). Há opções de código aberto, gratuitos, comerciais a escolher.

Minha escolha pessoal

WordPress. CMS criado e mantido com trabalho colaborativo por uma comunidade bem estabelecida. Este site é mantido com WordPress.

Opções

• Drupal.
• Joomla.
• HubSpot.
• Wix.

Projetos

Vai construir uma casa? Desenvolver um produto? Abrir uma empresa? Uma boa ideia é acompanhar o projeto com um gerenciador. Este aplicativo deve listar tarefas, controlar o fluxo das tarefas na equipe, gerar cronogramas tipo Gantt, controlar horas trabalhadas, recursos investidos etc.

Minha escolha pessoal

Planilha própria. Para necessidades básicas uso uma planilha que gera gráficos Gantt e serve para acompanhar cronogramas de projeto. Se você quiser baixar a planilha grátis basta ir na postagem: Cronograma de projeto com gráfico Gantt em Excel.

Opções

• Asana. Gerencia fluxo de trabalho de equipes.
• Microsoft Project. Clássico software de gerenciamento de projetos.
• Monday. Também destinado a gerenciar fluxos e equipes.
• Trello. Para gerenciar projetos e equipes em estilo kanban.

Senhas

Se você acessa muitos serviços digitais deve ter muitas senhas para memorizar. Talvez seja o caso de usar um gerenciador de senhas. O gerenciador é onde você registra todas as suas senhas em modo criptografado. Para acessar a lista de senha é preciso uma senha mestre.

A maioria das pessoas já usa um gerenciador de senhas sem saber. Falo do Google Senhas. Este serviço preenche gentilmente os formulários de login para você com nome de usuário e senha. Facilita a vida e é cômodo, mas é seguro? Que cada um decida o que fazer nessa hora. Eu uso o Google Senhas em serviços não críticos apenas. E vamos lembrar que navegadores de Internet como Firefox e Brave também têm essa funcionalidade.

Minha escolha pessoal

Planilha própria. Desenvolvi uma planilha que criptografa minha lista de senha. Dessa forma, mantenho as senhas localmente com independência total. Se você quiser baixar essa planilha grátis acesse a postagem: Gerenciamento de senhas com Excel.

Opções

• 1Password. Gerenciador de senhas comercial.
• Google senhas. O Google lembra suas senhas. Para serviços não críticos.
• Keep.
• LastPass.