Gerenciador de tarefas em Excel

Liste, organize e priorize suas tarefas, atividades e projetos no Excel. Use métodos de priorização indicados pelos especialistas como GUT, RICE, Eisenhower e outros. Baixe a planilha grátis.

Dicas para gerenciar suas tarefas

Para começar liste todas as tarefas que você precisa acompanhar Depois disso faça o seguinte:

• Organize as tarefas em grupos como manutenção, reformas, investimentos, etc.
• Defina datas de início e fim para as tarefas.
• Defina valor, porte, andamento de cada tarefa.
• Priorize as tarefas usando um método adequado e racional.

Métodos de priorização de tarefas

Existem vários métodos de priorização de tarefas. Em nossa planilha você pode trabalhar com vários simultaneamente. Eles podem ser divididos em dois grandes grupos: métodos de pontuação e métodos de quadrantes.

Por pontuação

Os métodos de pontuação consistem em dar pontos para a tarefa segundo alguns critérios. Quanto mais pontos a tarefa alcança, mais prioridade tem.

• GUT. Esse método considera três fatores: gravidade, urgência e tendência. Cada tarefa deve ser pontuada nos três fatores com notas de 1 a 5. No quesito tendência, por exemplo, a nota 1 indica que a tarefa não se agrava ao longo do tempo. A nota 5 indica que a tarefa se agrava de forma explosiva se não for resolvida. O método é recomendado para tomar decisões que envolvem manutenção e reparo de instalações, por exemplo.
• RICE. Nesse método a tarefa é pontuada em quatro quesitos pela fórmula: (alcance + impacto + confiança)/esforço. Método indicado para decidir sobre investimentos em melhorias, por exemplo.
• BASICO. Neste método a tarefa é pontuada por seis critérios que se somam: Benefício + abrangência + satisfação + investimento + cliente + operacionalidade. Funciona bem para priorizar investimentos em produtos, por exemplo.

Por quadrantes

Os métodos por quadrantes trabalham com dois critérios de análise e quatro combinações possíveis. Disso resulta que cada tarefa recebe uma pontuação de 1 a 4 onde 1 é a prioridade mais alta e 4 a mais baixa.

• Urgência e importância. Também conhecido como Eisenhower, nesse método definimos se a tarefa é importante e/ou urgente. A prioridade é definida pela combinação I + U.
• Custo e benefício. Nesse caso os dois critérios de análise são definidos a cada tarefa com valores alto ou baixo. Funciona bem para decidir onde investir em melhorias de um projeto, por exemplo.
• Esforço e impacto. Semelhante ao anterior ajuda a decidir qual tarefa deve ser priorizada visando menor esforço e maior impacto.